إدارة الاجتماعات
من خلال العمل في نشاط المسجد لا بد أن يكون هناك من الأمور ما يحتاج في تقريره إلى أكثر من واحد؛ فيتم الاجتماع ليكون ذلك القرار أقوى، وأضبط، ويتحمل عواقب فشله أو عدم صلاحيته الجميعُ بدلاً من أن يتحمله واحد. ويمكن أن نتعرف بداية على:
مفهوم الاجتماع:
فهو عبارة عن التقاء عدد من الأفراد في مكان ما، وفي وقت محدد؛ لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1. إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.
2. الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.
3. وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.
4. ضبط عملية النقاش، واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.
5. اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.
6. توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.
7. تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.
8. الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.
مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:
1. غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.
2. تعقيد القضايا السهلة.
3. الاستمرار لمدة طويلة.
4. الكلام والنقاش المطول، واستئثار البعض بالكلام والتحدث.
5. تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.
6. عدم وجود مقرر للاجتماع.
متى يصبح الاجتماع ضرورياً ؟
يصبح الاجتماع ضرورياً في الحالات التالية:
1) خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
2) وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3) وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
4) بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
5) الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع، وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية، أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.
6) الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
7) التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.
كيفية إنجاح الاجتماعات:
النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:
قبل الاجتماع:
1- قرر في ما إذا كان الاجتماع ضرورياً.
هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات؟.
2- حدد أهداف الاجتماع:
ما تنوي تحقيقه من الاجتماع، وما هي القرارات، والخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها؟.
3- أعد جدول الأعمال:
وفيه أدخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع، ثم حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي، ثم رتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها، بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً، ثم اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد، وحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.
4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.
5- وزع مقدماً، جدول الأعمال، والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.
6- اقتصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
وفي أثناء الاجتماع وضح الهدف من الاجتماع، واحصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع، وعند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء، وأتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم، ثم وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة، مع التقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش وتوجيه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع، أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية، ثم يتم تلخيص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل، كما أنه يجب الإلتزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع، وعند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، يتم تلخيص القرارات، أو النتائج التي تم التوصل إليها، ثم تلخيص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، فحدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها، ومن ثم يحدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.
بعـد الاجتـماع:
أما بعد الاجتماع فأعد محضر الاجتماع، ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا، ويجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع، وأن يشمل القرارات، والتوصيات الصادرة عن الاجتماع، وتحديد إسنادات العمل، وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات، والمواعيد النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم، ثم تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال.
هذه بعض النقاط التي نسأل الله أن ينفع بها إنه على كل شيء قدير، والحمد لله رب العالمين.1