إدارة الوقت

إدارة الوقــت

الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، وبعد:

من المبادئ الهامة في إدارة الوقت المبادئ المتعلقة بالتخطيط وهي أربع:

1. مبدأ تحليل الوقت.

2. التخطيط اليومي.

3. تخصيص الوقت حسب الأولوية.

4. المرونة.

وكذلك المبادئ المتعلقة بالتنظيم وهي موضع حديثنا في هذه الحلقة، ومن هذه المبادئ:

1. مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود وعمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب من أجل القيام بالأعمال الإدارية، والتفويض أن يعطي المدير أو الفرد بعض الأعمال لمن يقوم بها تخفيفاً عليه من ضغط الأعمال وتزاحمها، مع ضرورة أن يستفيد المدير من هذا الوقت الذي فوض فيه؛ لأنه سيصبح متفرغاً لأعمال أخرى.

والتفويض يريح كثيراً من الناس؛ لأن الكثير من الأعمال والمهام لا يستطيع أن يقوم بها الإنسان بمفرده، خاصة إذا ما كان في موقع كثير الأعمال والارتباطات.

2. مبدأ تقسيم النشاط (العمل): كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معاً في أقسام من خطة العمل اليومية.

3. مبدأ التحكم في المعوقات: من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها، بحيث تقلل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.

والفوائد من تنفيذ هذين المبدأين (التقسيم، والتحكم) واضحة؛ إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات، وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيمها بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات في وقت معين، كما حدد وقت الهدوء للتفكير الخاص بالمدير يومياً؛ عند ذلك تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد مرات الابتداء والتوقف (المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال.

4. مبدأ التقليل من الأعمال الروتينية: (أي الأعمال الدائمة المستمرة التي توجد بوجود وقتها): إن تنظيم العمل والعاملين – بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني – سيؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للوقت، لن يستطيع أي فرد أو أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الإقلال منها، ويقدر الوقت الذي يقضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح لهم.

ثالثاً: المبادئ المتعلقة بالرقابة:

بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق مع المبادئ ذات العلاقة؛ يبقى فقط تنفيذ الخطة، والمتابعة اليومية.

أهداف الرقابة:

إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة، وهي تحقق المقاصد الآتية:

1. تزيد فاعلية النشاط.

2. تعين على تحقيق الهدف كما خطط له.

3. يتم من خلالها مقارنة الإنفاق الحقيقي للموارد بالخطة وبالجدول.

4. يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة، وبالجدول، وبالأداء.

5. يسمح له أن يعدل من تلك الأمور السابقة.

ومن مبادئ الرقابة:

1. مبدأ تنفيذ الخطة والمتابعة: تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا كان هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به، فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتناسب مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.

2. مبدأ إعادة التحليل: ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر لتفادي العودة للعادات السيئة في إدارة الوقت؛ لأنه قد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل المدراء يعودون لممارستهم القديمة؛ ولتفادي هذا ينبغي تكرار التحليل هذا من وقت لآخر.

الخلاصة:

قد أتينا على هذه المبادئ العشرة كاملة فيما يخص إدارة الوقت: أربعة مبادئ منها تتعلق بالتخطيط وهي: (التحليل، التخطيط اليومي، الأولويات، المرونة)، وأربعة مبادئ تتعلق بالتنظيم وهي: (التفويض، وتقسيم النشاط، والتحكم في المعوقات، والإقلال من الأعمال الروتينية)، ومبدآن يتعلقان بالرقابة وهما: (تنفيذ الخطة مع المتابعة، وإعادة التحليل).

وسنتابع في الحلقة الرابعة بقية ما يهمنا في حفظ الوقت واستغلاله – إن شاء الله -، والله الموفق للصواب.